Huollon hyvä dokumentointi kannattaa

Vedenjäähdyttimen ammattitaitoisessa määräaikaishuollossa noudatetaan huolto-ohjelmaa, jossa määritellään laitteille säännöllisesti tehtävät huoltotoimenpiteet. Sähkö- ja kylmäalan yrittäjä ja kouluttaja Ville Hakala sanoo, että huolto-ohjelmassa voidaan käyttää joko laitteen valmistajan tai huoltoliikkeen omaa ohjelmaa.

”Myös huoltoliikkeen omaa huolto-ohjelmaa käytettäessä olisi syytä huomioida laitteen valmistajan suosittelemat huoltotoimenpiteet. Sen mukaan tehdään esimerkiksi suodattimien, öljyjen ja kuluvien osien vaihto”, Kylmätekniikan koulutuspäivillä vedenjäähdyttimen määräaikaishuolloista luennoinut Hakala toteaa.

Viimeinen silaus hyvään huoltoon

Huolto-ohjelma auttaa huollon tekijää tekemään järjestelmällisesti tarkastukset, mittaukset ja muut toimenpiteet. Hakala muistuttaa, että huollon yksi tärkeimmistä osista on tehtyjen toimenpiteiden dokumentointi. ”Se antaa viimeisen silauksen hyvin suoritettuun huoltoon”, hän perustelee.

Hyvästä dokumentoinnista asiakas saa tiedon, mikä huolto-ohjelma on menossa ja minkä ohjelman mukaan huoltoa ollaan toteutettu. ”Dokumentoinnista tulisi aina käydä ilmi, onko asentaja käynyt tekemässä vuosi-, kausi- tai tarkistushuollon tai onko kyseessä pää- tai väliaikahuolto.”

Määräysten mukaan kylmälaitteista tulee ylläpitää huoltopäiväkirjaa, jos laitteessa on yli kolme kiloa CFC-, HCFC- tai HFC-kylmäainetta. Siihen merkitään kaikki huoltotoimenpiteet, muun muassa kylmäaineiden lisäykset.

Hakalan mielestä huoltopäiväkirjoissa on yleensä kerrottu hyvin toimenpiteet. Usein tilarivin puute estää kuitenkin kirjoittamasta tarkempaa selostusta huoltotoimista ja työn aikana tehdyistä havainnoista. ”Tällöin tulee erittäin tärkeäksi huoltoraportti, johon voidaan kirjata pidempiaikainen seuranta, esimerkiksi piilevän vian etsimiseen liittyvät havainnot.”

Asiakas ja kollegat kiittävät

Hakala huomauttaa, että huollon tilannut asiakas on usein maallikko. Hän lukee raportin, mutta ei välttämättä tiedä, mitä ja miksi huollossa on tehty ja kuinka paljon työhön on kulunut aikaa. ”Seikkaperäinen dokumentointi lisää työn arvostusta ja asiakkaan ymmärrystä, mistä hän huollossa oikein maksaa.”

Hyvä dokumentointi myös helpottaa seuraavan huollon tekemistä. Se auttaa kartoittamaan, onko vika syntynyt mahdollisesti huoltojen välillä vai onko se ollut jo edellisessä huollossa etsinnän kohteena.

”Huoltopäiväkirjan ja -raporttien maininnat ovat usein ainoita ja siksi erittäin arvokkaita tietoja asentajalle, joka tulee kohteeseen ensimmäistä kertaa. Hyvä raportti ei ole vain lomake, jossa on rukseja ruuduissa, vaan siinä kerrotaan myös sanallisesti tehdyistä toimista.”

Asiakas ja seuraava huollon tekevä asentaja näkee huoltoraportista esimerkiksi, millaisia poikkeamia mittaustuloksissa on edellisellä kerralla havaittu. Vaikkapa kompressorin tai lauhdutinpuhaltimien virtamittauksissa on saattanut tapahtua muutoksia, joita on hyvä seurata ja kirjata raporttiin.

Hakala muistuttaa, että hyvässä huoltoraportissa myös ehdotetaan tehtäviä toimenpiteitä. Näin asiakas saa kirjallisesti tiedon ehdotetuista korjauksista. Myös laitteen pääkäyttäjälle on syytä mainita asiasta, jotta hänkin tietää mahdollisista korjaustarpeista. ”Ehdotukset tulevista toimenpiteistä kannattaa tehdä huoltoraporttiin niin, että ne nousevat sieltä hyvin esille.”

Pelkkä OK ei riitä

Hakalan havaintojen mukaan suurin puute on riittävän työselosteen puuttuminen. ”Usein huoltopäiväkirjoissa ja -raporteissa näkee rivin pelkkiä OK-merkintöjä. Ne eivät kerro asiakkaalle mitään. Jokaisen asentajan tulisi uhrata kymmenminuuttinen, joka informatiivisen raportin täyttämiseen menee. Niin kiire ei saa koskaan olla.”

”Mitään romaania ei tarvitse tehdä, mutta vaikkapa ranskalaisilla viivoilla olisi hyvä kertoa, mitä huollossa on tehty.”

Hakalan mukaan huoltoja tekevissä yrityksissä voi olla selkeä ohjeistus dokumentoinnista, mutta käytännössä paljon on kiinni yksittäisistä asentajista. Esimiesten tulisi seurata raporttien kirjoituskäytäntöjä ja edellyttää asentajilta hyvää raportointia.

Moni huoltoliike on siirtynyt sähköisiin huoltoraportteihin, jotka asentaja täyttää huoltokohteessa älypuhelimella tai tabletilla. ”Sähköisiin dokumentteihin mahtuu enemmän kirjoitettuja asioita kuin paperiseen huoltokirjaan. Se on hyvä asia.”

Myös vuototarkastus pitää dokumentoida

Hakala muistuttaa, että myös säännölliset vuototarkastukset tulee merkitä huoltopäiväkirjaan ja liimata vuototarkastustarra kiinni koneeseen. ”Usein näkee, että etenkin vuototarkastustarra puuttuu laitteen kyljestä.”

Hakala suosittelee, että asentaja kirjoittaa huoltokirjaan myös Tukes-lupanumeronsa kohtaan, johon merkataan vuototarkastuksen tehneen henkilön nimi. ”Asiakkaan tulisi vuototarkastusta tilatessa varmistaa huoltoyritykseltä, että tarkastuksen tekevä henkilö on oikeasti pätevöitynyt asentaja. Vuototarkastuksen tehneen pitää puolestaan pystyä tarvittaessa osoittamaan, että vuototarkastus on oikeasti tehty eikä hommaa ole hoidettu vain tarran liimaamisella.”

Huoltopäiväkirja ja vuototarkastustarra tulee olla kaikissa yli kolmen kilon jäähdytysjärjestelmissä.

”Myös kylmäaineiden uudet CO₂-ekvivalenttiluvut tulisi sisällyttää vuototarkastustarraan, sillä HFC-kylmäaineissa niitä käytetään vuototarkastuksen määrittelemiseen”, Hakala muistuttaa.